Cette politique décrit les traitements de données personnelles réalisés par l'application Connecteur Sellsy, éditée par Uptoo Digital, dans le cadre du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Elle complète les conditions d'utilisation.
1. Rôles des parties
Pour les données CRM et de facturation transitant entre votre portail HubSpot et votre compte Sellsy, vous restez responsable du traitement : vous déterminez les finalités, les personnes concernées et les données transmises. Uptoo Digital agit comme sous-traitant et n'intervient que sur instruction, à travers les actions que vous déclenchez ou configurez dans l'application.
Pour les données liées à votre compte et à votre abonnement (identification du portail, adresse électronique de l'installateur, suivi du paiement et support), Uptoo Digital agit en qualité de responsable du traitement.
2. Données traitées
L'application traite uniquement les données nécessaires aux opérations demandées. Les catégories suivantes peuvent être lues dans HubSpot puis transmises à Sellsy, ou inversement :
- Contacts : nom, prénom, adresse électronique, numéros de téléphone, fonction, adresse postale, profils sociaux et identifiant de liaison Sellsy, selon les propriétés que vous avez associées dans la configuration.
- Entreprises : raison sociale, adresse, téléphone, site web, informations légales (SIRET, SIREN, numéro de TVA, RCS, code APE, capital) et identifiant de liaison Sellsy.
- Transactions, devis et lignes de produits : intitulés, montants, devises, quantités, prix, remises, taux de taxe, dates et statuts.
- Factures : numéro, montants hors taxes et toutes taxes comprises, montant réglé et restant dû, échéance, moyen de règlement, statut de validation et de paiement, lien vers le document.
- Compte et abonnement : identifiant et domaine du portail HubSpot, adresse électronique de la personne qui installe ou administre l'application, état de la période d'essai, identifiants de client et d'abonnement Stripe.
- Données techniques : jetons d'accès aux API, identifiants d'objets, horodatages, journaux d'exécution et d'erreur.
Les propriétés HubSpot utilisées pour alimenter Sellsy sont paramétrables depuis les réglages de l'application. Vous maîtrisez donc l'étendue exacte des champs transmis, et pouvez la restreindre à tout moment.
3. Finalités et bases légales
Les traitements poursuivent les finalités suivantes, nécessaires à l'exécution du contrat qui nous lie :
- Établir et maintenir la connexion entre votre portail HubSpot et votre compte Sellsy, y compris la vérification des droits requis lors de l'installation.
- Rapprocher les contacts et les entreprises entre les deux services, en retrouvant une fiche existante ou en la créant, puis en conservant l'identifiant de liaison.
- Préparer et créer des factures Sellsy à partir d'une transaction ou d'un devis HubSpot.
- Restituer dans HubSpot les factures liées, leurs montants et leurs statuts de règlement.
- Gérer votre abonnement à l'application, la période d'essai et les paiements associés.
Deux finalités reposent sur notre intérêt légitime : la sécurité du service, notamment la vérification de l'authenticité des appels reçus, et le traitement des demandes de support ainsi que le diagnostic des incidents. Les obligations comptables et fiscales attachées à votre abonnement relèvent du respect d'une obligation légale.
4. Absence de base de données propre
L'application est conçue pour ne pas constituer de copie de votre CRM. Les données de vos contacts, entreprises, transactions et factures sont lues, transformées puis transmises au service de destination pendant le traitement de la requête, sans être enregistrées dans une base de données de l'éditeur.
Seuls sont conservés les éléments strictement nécessaires au fonctionnement de l'installation : les jetons d'accès aux API, les correspondances de propriétés que vous avez définies, la configuration du webhook Sellsy, le statut d'installation et l'état de votre abonnement. Ces éléments sont hébergés sur l'infrastructure d'administration de Uptoo Digital, dédiée à la gestion des applications.
Les données écrites par l'application dans votre portail HubSpot, comme l'identifiant Sellsy d'une fiche ou le récapitulatif des factures d'une transaction, restent dans votre propre CRM et sous votre contrôle.
5. Durées de conservation
- Données CRM et de facturation : aucune conservation par l'éditeur au-delà du temps de traitement de la requête. Leur durée de vie dépend de vos propres réglages dans HubSpot et Sellsy.
- Configuration et jetons d'accès : conservés tant que l'application est installée sur votre portail, puis supprimés après la désinstallation.
- Journaux techniques : trente jours pour les journaux applicatifs. Les journaux d'exploitation de la plateforme d'hébergement suivent la durée de rétention configurée sur celle-ci.
- Notifications de facturation reçues de Sellsy : archivées de façon temporaire pour permettre le rejeu en cas d'incident, sur un stockage éphémère non conservé au-delà du cycle de vie de l'instance.
- Données d'abonnement et de facturation de l'application : conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis selon les durées légales applicables en matière comptable.
6. Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des fins publicitaires ou de prospection. Elles sont communiquées uniquement aux prestataires nécessaires au fonctionnement du service :
- HubSpot : votre CRM, source et destination des données. Le connecteur y accède avec les autorisations que vous approuvez lors de l'installation.
- Sellsy : votre outil de gestion commerciale et de facturation, destination des fiches et des factures créées.
- Stripe : gestion de l'abonnement à l'application. Sont transmis l'identifiant de votre portail HubSpot et, le cas échéant, l'adresse électronique de facturation. Les données de carte bancaire sont saisies directement chez Stripe et ne transitent jamais par l'application.
- Google Cloud : hébergement de l'interface applicative, gestion des secrets et journalisation technique.
La liste des sous-traitants ultérieurs et l'accord de traitement des données peuvent être communiqués sur demande à l'adresse indiquée en fin de page.
7. Localisation et transferts
L'interface applicative est hébergée dans l'Union européenne, en région Belgique (europe-west1), et l'accès à HubSpot s'effectue sur l'instance européenne de ce service. Les services tiers énumérés ci-dessus peuvent, dans le cadre de leur propre exploitation, réaliser des traitements en dehors de l'Union européenne. Ces transferts sont alors encadrés par les garanties prévues par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne, publiées dans la documentation de chaque service.
8. Sécurité
Les mesures suivantes sont mises en œuvre :
- Chiffrement des échanges en transit par TLS pour l'ensemble des appels.
- Vérification de la signature cryptographique des requêtes provenant de HubSpot, des notifications émises par Sellsy et des événements de paiement Stripe.
- Stockage des secrets et des clés dans un gestionnaire de secrets dédié, en dehors du code et des images applicatives.
- Restriction des origines autorisées à appeler l'interface applicative.
- Minimisation des données : seules les propriétés nécessaires aux opérations demandées sont lues, et le périmètre reste paramétrable.
- Limitation des informations consignées dans les journaux aux éléments utiles au diagnostic.
9. Cookies et mesure d'audience
L'application n'utilise aucun cookie publicitaire, aucun traceur et aucun outil de mesure d'audience, ni dans son interface intégrée à HubSpot, ni sur les présentes pages publiques. Aucun profilage ni aucune décision automatisée produisant des effets juridiques n'est réalisé. Les pages de paiement hébergées par Stripe relèvent de la politique de cookies de ce prestataire.
10. Droits des personnes concernées
Les personnes dont les données figurent dans votre CRM disposent des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Ces données étant sous votre responsabilité, les demandes doivent être adressées à votre organisation, en tant que responsable du traitement. Uptoo Digital vous assiste dans le traitement de ces demandes lorsque celles-ci concernent des données que l'application a transmises.
Pour les données relatives à votre compte et à votre abonnement, vous pouvez exercer vos droits directement auprès de nous à l'adresse indiquée ci-dessous. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
11. Suppression et fin de service
La désinstallation de l'application depuis HubSpot révoque les accès aux deux services et entraîne la suppression des jetons et des éléments de configuration conservés par l'éditeur. Les données déjà écrites dans votre portail HubSpot et dans votre compte Sellsy ne sont pas supprimées automatiquement : elles vous appartiennent et restent gérables depuis ces outils.
12. Violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel concernant les traitements réalisés pour votre compte, Uptoo Digital vous en informe dans les meilleurs délais et vous communique les éléments utiles à votre propre analyse, afin de vous permettre de respecter vos obligations de notification.
13. Évolution de la politique
Cette politique peut évoluer, notamment en cas d'évolution de l'application, de ses sous-traitants ou de la réglementation. La version à jour est publiée à cette adresse et les modifications substantielles sont signalées dans l'application ou par un autre moyen approprié.
14. Contact
Pour toute question relative à cette politique ou à l'exercice de vos droits : support@uptoo.digital ou https://digital.uptoo.fr.